Arbeiten ohne Netz: Keller, Tunnel, Funkloch

Es gibt einen Satz, der jede Software im Betrieb zu Fall bringt: „Ich hatte da unten keinen Empfang." Wer im Heizungskeller steht, in der Tiefgarage, im dritten Untergeschoss eines Neubaus oder auf halber Strecke zwischen zwei Orten, hat genau in dem Moment kein Netz, in dem er etwas festhalten müsste.

Wenn die Liste dann nicht mitspielt, passiert immer dasselbe: Die Leute schreiben es auf einen Zettel und tragen es abends nach. Oder sie tragen es nicht nach. Damit ist jedes System tot, das ohne Verbindung nichts kann — unabhängig davon, wie gut es sonst ist.

Wo der Empfang tatsächlich wegbricht

Es lohnt sich, die Fälle zu trennen, weil sie unterschiedliche Antworten brauchen. Der Begriff „offline" meint im Alltag mindestens vier verschiedene Zustände:

Der zweite und der vierte Fall sind die unangenehmen. Ein Gerät, das sich für online hält, versucht weiter zu senden und wartet auf Antworten, die nie kommen. Deshalb reicht es nicht, auf die Anzeige des Betriebssystems zu hören — eine Anwendung muss auch damit umgehen, dass ein Sendeversuch einfach ins Leere läuft.

Was „offline" bei Software üblicherweise heißt

Hersteller benutzen das Wort sehr großzügig. In der Praxis gibt es drei Stufen, und sie unterscheiden sich erheblich:

Stufe 1: Die Anwendung startet. Mehr nicht. Man sieht die Oberfläche, aber keine Daten, und eingeben kann man nichts. Das ist kaum mehr als eine höfliche Fehlermeldung.

Stufe 2: Lesen geht, Schreiben nicht. Die zuletzt geladenen Aufgaben sind sichtbar. Wer etwas eintragen will, bekommt einen Hinweis. Das hilft beim Nachsehen, aber nicht in dem Moment, in dem etwas auffällt — und der ist der eigentliche Engpass.

Stufe 3: Eingeben geht, Senden passiert später. Was entsteht, wird auf dem Gerät gespeichert und automatisch nachgeschickt, sobald wieder Verbindung da ist. Nur diese Stufe löst das Problem auf der Baustelle.

Beim Vergleich von Werkzeugen lohnt es sich, genau danach zu fragen — „offline-fähig" im Datenblatt bedeutet oft Stufe 1 oder 2. Worauf man sonst noch achten sollte, steht in Aufgabenverwaltung für kleine Teams.

Was bei mydoos ohne Netz geht

Die Anwendung wird beim ersten Besuch auf dem Gerät abgelegt. Sie startet deshalb auch ohne Verbindung, und die zuletzt geladenen Aufgaben sind sichtbar.

Wichtiger ist, was man ohne Netz anlegen kann:

Alles davon landet zuerst auf dem Gerät, in einem Speicher, den der Browser dafür vorsieht. Auch Ton und Fotos — die liegen dort als vollständige Datei, nicht als Verweis, und überstehen auch das Schließen der Anwendung. Das gilt auf dem iPhone genauso wie auf Android.

Was ohne Netz nicht geht, ist ebenso wichtig:

• Aufgaben sehen, die in der Zwischenzeit jemand anderes angelegt hat. Dafür braucht es eine Verbindung, daran führt kein Weg vorbei.
• Eine Sprachaufnahme in Text umwandeln. Die Umwandlung läuft auf einem Server, nicht auf dem Telefon.
• Sich anmelden. Wer noch nie angemeldet war, kommt ohne Verbindung nicht hinein.

Die Warteschlange: was dort landet und was damit passiert

Alles, was ohne Verbindung entsteht, geht in eine Warteschlange auf dem Gerät. Sie ist sichtbar — man kann jederzeit nachsehen, was noch nicht angekommen ist, wie lange es dort liegt und wie oft versucht wurde, es zu senden.

Das klingt nach einem Detail und ist der eigentliche Punkt. Eine unsichtbare Warteschlange erzeugt genau das Misstrauen, das sie beseitigen soll: Wer nicht sehen kann, ob etwas angekommen ist, schreibt es sicherheitshalber zusätzlich auf einen Zettel — und dann hat man wieder zwei Systeme.

Sobald wieder Verbindung da ist, wird die Schlange der Reihe nach abgearbeitet, in der Reihenfolge, in der die Einträge entstanden sind. Das ist wichtig, weil ein Kommentar zu einer Aufgabe nicht vor der Aufgabe selbst ankommen darf.

Nachgesehen wird an drei Stellen, damit nichts liegen bleibt, nur weil ein Signal verpasst wurde:

Die dritte Zeile existiert, weil die Anzeige „online" nicht immer stimmt. Ein Gerät, das im WLAN hängt, aber nicht ins Internet kommt, meldet keinen Wechsel — der feste Takt löst das, ohne dass jemand etwas tun muss.

Warum Sprachaufnahmen bewusst liegen bleiben

Eine Entscheidung, die erklärt werden muss: Aufgaben, Kommentare und Fotos gehen automatisch raus, sobald Netz da ist. Sprachaufnahmen nicht. Die warten, bis jemand sie ansieht.

Der Grund ist nicht technisch, sondern inhaltlich. Aus einer Aufnahme wird ein Vorschlag — Aufgabe, Projekt, Zuständigkeit, Termin, Priorität. Dieser Vorschlag kann danebenliegen, besonders wenn im Hintergrund eine Maschine lief oder der Satz mittendrin abgebrochen ist. Was automatisch gespeichert wird, schaut sich hinterher niemand mehr an.

Deshalb wartet die Aufnahme, bis die Anwendung wieder geöffnet wird, und meldet sich dann. Die Umwandlung passiert in dem Moment, der Vorschlag wird angezeigt, und erst nach der Bestätigung entsteht eine Aufgabe. Was dabei mit der Tonaufnahme geschieht, steht ausführlich in Was passiert mit meiner Sprachaufnahme?.

Was passiert, wenn der Server etwas ablehnt

Nicht jeder fehlgeschlagene Versuch liegt am Netz. Es gibt den Fall, dass die Verbindung steht und der Server trotzdem nein sagt — zum Beispiel, weil die Aufgabe, zu der ein Kommentar gehört, in der Zwischenzeit gelöscht wurde.

Hier wäre es falsch, ewig weiter zu versuchen. Eine Warteschlange, die endlos an einem unmöglichen Eintrag hängt, blockiert alles dahinter. Deshalb wird in diesem Fall der Eintrag entfernt und eine Meldung angezeigt, in der steht, was nicht durchging und warum.

Das ist ein bewusster Tausch: lieber eine sichtbare Meldung als eine Schlange, die stillschweigend nicht weiterkommt. Wer die Meldung sieht, kann die Information neu eintragen — wer sie nicht sieht, wartet ewig auf etwas, das nie passiert.

Grenzen, über die man ehrlich sein sollte

Es gibt drei Dinge, die auch die beste Warteschlange nicht löst. Man sollte sie kennen, bevor man dem Team etwas verspricht.

Gleichzeitiges Arbeiten am selben Eintrag. Wenn zwei Leute dieselbe Aufgabe offline ändern, muss eine Version gewinnen. Das ist bei neuen Aufgaben und Kommentaren unproblematisch — die kommen beide an. Bei Änderungen an derselben Aufgabe setzt sich die durch, die zuletzt ankommt.

Ein Gerät, auf dem nichts gespeichert werden darf. In einem privaten Fenster oder bei vollem Speicher kann der Browser das Ablegen verweigern. Dann meldet die Anwendung den Fehler sofort, statt zu behaupten, es sei gespeichert. Unangenehm, aber ehrlicher als ein stiller Verlust.

Ein Gerät, das verloren geht. Was in der Warteschlange liegt, liegt nur dort. Wer sein Telefon verliert, bevor wieder Netz da war, verliert diese Einträge. Deshalb lohnt es sich, nach einem längeren Einsatz ohne Empfang kurz nachzusehen, ob die Schlange leer ist.

Was ihr im Betrieb dazu tun könnt

Das meiste läuft von allein, aber drei Gewohnheiten machen den Unterschied zwischen „funktioniert meistens" und „verliert nie etwas":

Der erste Punkt ist der wichtigste und wird am leichtesten vergessen: Ein Gerät, das die Anwendung noch nie geladen hat, kann sie auch ohne Netz nicht öffnen. Einmal mit Empfang starten genügt, danach bleibt sie auf dem Gerät.

Der zweite Punkt gehört in dieselbe Minute wie der Tagesabschluss. Wer ohnehin abends durchgeht, was offen ist, schaut dabei einmal auf die Warteschlange. Eine passende Vorlage dafür steht in Vorlagen für die Zusammenarbeit.

Warum das mehr ist als eine technische Frage

Der Grund, warum wir diesen Aufwand treiben, ist kein technischer Ehrgeiz. Es geht darum, dass eine Liste nur so gut ist wie die Gewohnheit, sie zu benutzen.

Jedes Mal, wenn jemand etwas eintragen will und es nicht geht, lernt er etwas: dass man sich darauf nicht verlassen kann. Zwei oder drei solcher Erfahrungen genügen, und die Person benutzt wieder den Block in der Hosentasche. Danach ist die gemeinsame Liste unvollständig, und weil sie unvollständig ist, schauen auch die anderen seltener hinein. Das Ende dieser Kette ist beschrieben in Zettelwirtschaft abschaffen.

Umgekehrt gilt dasselbe: Wer einmal erlebt hat, dass eine Aufnahme aus dem Keller eine Stunde später von allein als Aufgabe dasteht, vertraut dem System. Und ein System, dem die Leute vertrauen, wird benutzt — das ist der ganze Unterschied.

Häufige Fragen

Zusammengefasst

• „Offline-fähig" bedeutet bei Software drei verschiedene Dinge. Nur die dritte Stufe — eingeben geht, senden passiert später — hilft auf der Baustelle.
• Aufgaben, Kommentare, Fotos und Sprachaufnahmen entstehen ohne Verbindung und landen zuerst auf dem Gerät.
• Die Warteschlange ist sichtbar. Das ist kein Detail: Eine unsichtbare Schlange führt dazu, dass trotzdem Zettel geschrieben werden.
• Nachgeschickt wird beim Wiederverbinden, beim Öffnen der Anwendung und zusätzlich alle 30 Sekunden.
• Sprachaufnahmen warten bewusst auf eine Bestätigung, weil daraus ein Vorschlag entsteht, der geprüft gehört.
• Die Anwendung muss einmal mit Netz geöffnet worden sein, bevor sie ohne Netz startet. Das ist die einzige Vorbereitung, die es braucht.